Účel spracúvania a právny základ spracúvania osobných údajov
Spracúvanie osobných údajov bez Vášho súhlasu vykonávame v nevyhnutne nutnom rozsahu: (a) z dôvodu plnenia zmluvy – najmä pracovnej zmluvy, zmluvy k programom benefitov, zmluvy so zdravotníckym zariadením zabezpečujúcim pracovnú zdravotnú službu, zmluvy k sporeniu a poisteniu, (b) k splneniu právnej povinnosti - najmä oznamovacích povinností voči orgánom štátnej správy, súdom a polícii, povinností týkajúcich sa výkonu rozhodnutí a splnení archivačnej povinnosti, (c) na účel ochrany práv a právom chránených záujmov, najmä ochrany informačných technológií, budov a majetku, dobrého mena a v súvislosti s riadením bezpečnostných rizík, prevencie a vyšetrovania podvodov alebo na účely oprávnených záujmov prevádzkovateľa v oblasti personálneho poradenstva, vzdelávania a hodnotenia.
V prípade spracúvania zvláštnej kategórie osobných údajov (tzv. citlivé údaje), ako sú napr. údaje o zdravotnom stave, ide o spracúvanie, ktoré je nevyhnutné pre plnenie povinností v oblasti pracovného práva, práva sociálneho zabezpečenia a sociálnej ochrany.
Rozsah spracúvaných osobných údajov:
Identifikačné a kontaktné údaje
Meno a priezvisko, tituly, adresa bydliska, telefonický kontakt, dátum a miesto narodenia, rodné číslo, rodinný stav, fotografia, štátna príslušnosť, národnosť, údaj o tom, či ste štatutárnym orgánom alebo členom v dozornom orgáne inej právnickej osoby, či podnikáte, bankové spojenie, osobné číslo.
Údaje k spracovaniu mzdy, odmeňovaniu a benefitom
Evidencia odpracovanej doby, údaje pre zohľadnenie zliav a zrážok na daniach, údaje pre zohľadnenie zliav a zrážok na sporenie a poistenie, informácie o pracovných úrazoch, údaje o pracovných cestách vrátane ubytovania a rezervácie leteniek, cestovných lístkov a drobných výdajov, nariadené zrážky zo mzdy, potvrdenie o štúdiu, invalidný či starobný dôchodok, stravné lístky, akciový program, informácie pre ročné zúčtovanie dane zahrňujúce súhrn všetkých príjmov a odvodov za príslušné obdobie.
Personálne poradenstvo, vzdelávanie a hodnotenie
V oblasti personálneho poradenstva a Vášho kariérneho rozvoja pracujeme s Vašou históriou pracovných pozícií, odmeňovaním a pracovným hodnotením. Pre vybrané pracovné pozície sú využívané psychologické posudky. Tiež sú uchovávané informácie z prípadných porušení interných predpisov a zákona, dohody o hmotnej zodpovednosti, dohody o záväzkoch zamestnanca, pracovné zdravotné prehliadky, hodnotenia zamestnanca, splnomocnenia, informácie o absolvovaných školeniach a vzdelávacích akciách.
Ochrana informačných systémov, záznamy GPS
Z dôvodu ochrany informačných systémov sú archivované informácie o Vašom prihlásení a odhlásení, prípadne je protokolovaná Vaša aktivita vo vybraných aplikáciách. Pri vybraných pracovných pozíciách sú zaznamenané a ďalej archivované telefónne hovory ako aj elektronická komunikácia (emaily, chaty). Uvedené sa týka i hovorov ostatných zamestnancov vedených na tieto linky a rovnako tak aj elektronickej komunikácie. Obsah tejto komunikácie je dôverný a využívame ho výhradne na účely dodržiavania právnych povinností, uzatvárania a plnenia zmluvy, ochrany práv a právom chránených záujmov. Z dôvodu vykazovania súkromných a služobných jázd a ochrany majetku sú ukladané záznamy GPS služobných áut.
Emailová komunikácia odosielaná mimo skupinu KB je monitorovaná, rovnako ako upload dát na internet cez webové úložiská, webové emaily a na sociálne siete, s cieľom chrániť interné dokumenty skupiny KB tak, aby neodchádzali osobné údaje, údaje spadajúce pod bankové tajomstvo či iné citlivé/neverejné obchodné informácie.
Z akých zdrojov o Vás získavame informácie
Informácie získavame zo vstupného formulára, životopisu, vstupného pohovoru a vzájomnej komunikácie. Ďalej sú informácie získavané z aplikácií, ktoré využívate pri Vašej práci a zo systémov ochrany budov.
Pokiaľ nám poskytnete osobné ďalších subjektov údajov (napr. kontakty pre prípad núdzových situácií), zaväzujete sa tieto subjekty o spracúvaní ich identifikačných a kontaktných údajov informovať a údaje udržiavať aktualizované. Tieto údaje sú spracúvané na základe oprávneného záujmu.
Ako dlho osobné údaje uchovávame
Osobné údaje spracúvame len po dobu, ktorá je nevyhnutná vzhľadom na účely ich spracúvania. Priebežne posudzujeme, či naďalej trvá potreba spracúvať určité osobné údaje potrebné na daný účel. Ak zistíme, že už nie sú potrebné na žiadny z účelov, pre ktoré boli spracúvané, údaje zlikvidujeme. Vo vzťahu k určitým účelom spracúvania osobných údajov sme vyhodnotili obvyklú dobu spracúvania osobných údajov nasledovne pre účely:
-
plnenia zmluvy spracúvame po dobu trvania zmluvného vzťahu; ďalej sú príslušné osobné údaje obvykle spracúvané po dobu 5 rokov v Českej republike a 10 rokov na Slovensku;
-
splnenia právnej povinnosti uchovávame osobné údaje 30 rokov v Českej republike a do 70 rokov veku dotknutej osoby na Slovensku;
-
ochrany oprávnených záujmov uchovávame hlasové záznamy 5 rokov a záznamy z informačných systémov 10 rokov.
Príjemcovia osobných údajov a sprostredkovatelia
Vaše osobné údaje sú sprístupnené najmä zamestnancom v súvislosti s plnením ich pracovných povinností, pri ktorých je nutné nakladať s osobnými údajmi, ale len v rozsahu, ktorý je v danom prípade nevyhnutný, a pri dodržaní všetkých bezpečnostných opatrení. Okrem toho sú Vaše osobné údaje poskytované tretím osobám, ktoré sa podieľajú na spracúvaní osobných údajov. Pred akýmkoľvek poskytnutím Vašich osobných údajov tretej osobe je vždy uzavretá písomná zmluva, v ktorej je spracúvanie osobných údajov upravené tak, aby obsahovala rovnaké záruky pre spracúvanie osobných údajov, aké v súlade so svojimi zákonnými povinnosťami dodržiava prevádzkovateľ. Významní sprostredkovatelia sú Edenred, Benefit Systems Slovakia s.r.o., spoločnosti zabezpečujúce prevádzku, správu a zabezpečenie budov a informačných systémov, BCD Travel, spoločnosti Skupiny KB, Société Générale.
Osobné údaje môžu byť ďalej sprístupnené tretím stranám z iného dôvodu, a to vždy v súlade so zákonom (napríklad môžu byť vyžiadané súdmi, Políciou apod.).